Как организовать работу, чтобы избежать цифрового стресса у команды: инструменты
2 мин
Умение вовремя распознавать цифровой стресс в команде и помогать ей справляться с ним — это ценные навыки для лидера. Однако ещё важнее научиться предотвращать возникновение стресса в коллективе. Если создать для команды положительный цифровой опыт, это снизит возможные риски.
Далее вы узнаете, как наладить рабочие процессы в цифровой среде: сделать их понятными и четкими. Так вы уменьшите нагрузку цифровых стрессоров на своих коллег, снизите уровень их напряжения и тревоги.
Работа с цифровыми инструментами должна быть направлена не только на использование их технических возможностей, но и на снижение рисков цифрового стресса в вашей команде.
Организуйте рабочее пространство
Шаблоны и стандарты позволяют установить четкие и понятные правила, которые помогают организовать работу с цифровыми данными. Они способствуют структурированию информации и снижают вероятность возникновения стресса в коллективе.
Используйте единые шаблоны папок и документов
Размещайте все документы по проектам в едином формате. Так все участники команды смогут быстро найти всю необходимую информацию — задачи решаются быстрее, люди меньше нервничают от ощущения незнания, где лежит нужный документ.
Зафиксируйте регламенты
Правила работы, распределение обязанностей, зоны ответственности, описание карьерного трека — пропишите всю эту информацию в регламентах, в дорожной карте проекта и храните в корпоративной библиотеке. Для этого используйте программы для совместной работы с документами.
Организуйте совместное пространство для удаленной работы
Это позволит команде принимать совместные решения, улучшит коммуникацию и снизит чувство изоляции при удаленной работе.
- Собирайте хаб — базу данных проекта и материалов: все вводные по проекту, сроки, важные заметки. Используйте доску как копилку идей, не превращая ее в бессистемный склад: добавляйте ссылки, картинки и пояснения к ним.
- Проводите мозговые штурмы. На доску можно накидывать идеи в режиме «здесь и сейчас», а можно определить тему, срок и попросить команду поделиться мыслями до этого времени, чтобы на живом штурме обсуждать готовые наработки и докручивать их в концепции.
- Используйте элементы визуализации: графики, диаграммы, «дорожные карты», стикеры. Они пригодятся вам при проведении рабочих онлайн-встреч, разработке продукта, описаний рабочих процессов.
Усовершенствуйте систему планирования
При планировании не ограничивайтесь только функциями инструмента, сместите фокус на снижение рисков цифрового стресса.
Фиксируйте в плане не только сроки и дедлайны, но и другую важную информацию о проекте: ссылки на документацию, инструкции, ресурсы, контактную информацию и т. д. Такой прием сократит количество цифрового шума в команде.
В процессе обновления информации по проектам определите, кто, где и когда это будет делать. Это необходимо для того, чтобы все ключевые сведения находились в нужном месте, а сотрудники всегда были в курсе происходящего. Это даст команде чувство безопасности: мы знаем, что и как делаем.
Включайте в планы вехи проекта — контрольные точки, которые помогают команде отслеживать прогресс и двигаться в нужном направлении. Вехи не обязательно должны быть серьезными. Например, вы можете планировать праздники по поводу завершения важных этапов проекта. Такой прием повысит уровень вовлеченности коллектива.
Расширьте возможности рабочего календаря
Планируете встречи, поездки, созвоны в календаре? Инструмент может давать гораздо больше возможностей и быть помощником в приоритетных задачах руководителя: планировании, организации, контроле.
ПЛАНИРОВАНИЕ
Планируя неделю или день, выделите конкретные слоты в календаре для определенных задач. Так вы зафиксируете самые важные для вас задачи и четко увидите, какое количество помещается в ваш день или неделю. Это поможет избежать перегрузки задачами, на которые вы не сможете найти время.
Организация
Переносите всю входящую информацию в календарь. Выделите там специальный список для входящих задач — инбокс. Несколько раз в день сортируйте их, берите в работу и планируйте. Такой прием позволяет ничего не потерять, а работать с инбоксом можно из разных мест и с разных устройств. И голова свободна.
Контроль
Активируйте функцию напоминаний календаря — это незаменимый инструмент в арсенале лидера. Например, ваш коллега обещал вам к обеду подготовить отчет. Вы ставите напоминание в календарь: «Спросить Васю по отчету», в обед календарь вас уведомляет и вы адресуете вопрос коллеге — ситуация под контролем. Если Васе для выполнения работы нужно еще 2 часа — двигаем напоминание. Этот метод поможет мониторить договоренности внутри команды.
Настройте работу с цифровыми инструментами так, чтобы пользоваться ими было комфортно и вам, и команде. Ваши идеи важно донести до команды — введите регламенты для всех сотрудников, а еще лучше — разработайте их вместе с командой.
Таким образом, цифровые инструменты можно использовать во благо: упорядочить работу, сделать ее более предсказуемой, четкой и наполненной смыслом. Как правильно их внедрять, мы узнали у эксперта Павла Луцика.