Придерживайтесь темы чата

Когда в одном чате параллельно обсуждают рабочий проект, график отпусков и новый выпуск сериала, возникает хаос. Заведите правило: один чат — одна тема. Так коллеги не получат информационную перегрузку, выискивая важные сообщения в общем потоке.

Создавайте отдельные чаты для разных задач

Добавляйте в них только тех сотрудников, которые задействованы в работе. Тогда остальные не будут отвлекаться на ненужные сообщения. Руководствуйтесь правилом: если можно не создавать лишний групповой чат — не создавайте!

Составляйте текстовое резюме по итогам созвонов и дискуссий. По возможности закрепляйте его в общем чате. Резюме должно быть четким и подробным — чтобы его мог понять даже сотрудник, не принимавший участия в обсуждении.

Отправляйте голосовые сообщения с разрешения и порциями

Если хотите записать голосовое сообщение, уточните, будет ли собеседнику удобно послушать. Полезный лайфхак: коротко подписывайте, о чем каждое сообщение, чтобы потом его можно было легче найти в поиске. Говорите кратко и по делу, разделяйте голосовые по темам и прописывайте текстом, о чем идет речь в каждом аудио.

Сообщения и созвоны — основные формы общения удаленных команд. Коллеги часто не видят друг друга, не слышат интонацию и не понимают, что чувствует собеседник — улыбается, грустит или злится. Поэтому не стесняйтесь проявлять эмоции, благодарить и поддерживать сотрудников, поощрять эмпатию.

Создавайте правила вместе

Устройте мозговой штурм и определите правила общения внутри команды. Мы подготовили пример, какими они могут быть. Памятка «Пример правил уважительной коммуникации сотрудников» лежит в дополнительных материалах к курсу.